一场线下活动组织的杂乱程度比一个线上活动要杂乱的多。有各式各样的物料预备，还有各个环节有不同的人来完结，有时分在活动现场的履行人员人数又十分有限，又要身兼数职，完结多项使命，才干确保活动的顺畅交给。这对个人的本质要求是很高的，实际上咱们总会有遗漏的当地。

这时分就需求一套好的东西，协助咱们把脑子里的各种作业转移到纸面上，再由咱们来办理活动。

便是三张表：履行表、物料表、预备表。

一、履行表

怎么要让活动当天每一个人都有条有理地完结自己的作业呢？靠的便是履行表。

履行表是活动当天会产生的一切作业的一张流程表，作为活动的预备者，要提早脑海中的每一个环节，都写在表格中，并组织好每一个环节的履行人。

这张表需求当天一切的作业人员，人手一份。

这张表看起来又一点杂乱，不过关于完结一场活动，每一列的信息都至关重要。

1. 阶段

是活动当天最基本的大模块包含：

• 告知；
• 活动预备；
• 报到；
• 正式活动；
• 活动完毕及散场；
• 假如还有额定的环节，能够再添加，比方摄影、沟通、招募转化等环节。

2. 时刻

做活动常常会遇到有一些环节的时刻会调整，这样整场活动的时刻就都要跟着来调整，十分费事。怎么快速地调整整个流程的时刻组织呢？这时分三列时刻表的妙处就体现出来了。用3列来写时刻，分别是开端时刻，持续时刻和完毕时刻。

「完毕时刻」用Excel中的公式来完结，在表格中输入「=开端时刻单元格方位+完毕时刻单元格方位」。这个功用在在线文档（腾讯文档、石墨文档、飞书文档）中也能够运用。

假如是接连的活动流程，活动的开端时刻，能够用公式来写「=上一个流程的完毕时刻」。这样在活动中修改了任何一个环节的持续时刻后，一切的开端时刻、完毕时刻都会主动调整，不必手动调整，十分便利。

3. 作业内容

在活动现场，有时分有些岗位一个人也没有，有时分咱们又扎堆干一件事儿。这时分作业内容的分工，就十分重要了。这儿把各个模块中的作业内容，拆成单条，然后列成清单。每一项作业都要有对应的一个岗位的人来担任，就会职责十分明晰。

4. 作业点位

一场活动的现场，往往有许多方位，假如涉及到招募志愿者，或许暂时的人员，他们或许会对场所功用很不清楚。因而一定要标示清楚每一个项作业的作业点位。

这儿的作业点位不只包含线下的场所，还包含线上的虚拟点位。比方：要在微信群里发告知、要在活动办理后台推送短信等。

5. 岗位和担任人

为什么要把岗位和职责人要拆开来写呢？是因为有时分同一个人，他有多个岗位。或许同一个环节，有不同的职责人都要参加到这项作业中。

怎么让咱们快速地协同到一个活动中呢？在履行的表格中直接留好咱们的电话，能协助咱们快速联系起来。

6. 作业细节

详细的操作流程，和动作要求，咱们写在这儿。

怎么让他人能够明晰了解咱们的要求呢？便是在写细节的时分，要写到详细的数量，避免没有规矩到位。比方说，当咱们要求摄影师给参与的嘉宾摄影，能够写得更详细一些「为每一位参与的嘉宾拍一张目视镜头的半身照，再拍一张全身照」。

7. 物料

每一个涉及到物料的环节，咱们都能够把物料标清楚，这样随时都能够核对。

8. 补白

在这儿能够标示一些补白的信息，比方：

• 是否要调整灯火；
• 是否要给嘉宾递物品；
• 是否要调整桌椅方位；
• ……

二、物料表

一场活动要用到的物料，少说有二三十个，多了的得上百条。怎么在预备的时分规矩有条理呢？这张物料表一定要用好。

除了惯例的物料称号、标准、数量外，咱们在这张表上还添加了「物料类型」「运用场景」「职责人」。

1. 为什么要把物料类型分为实体物料和电子物料呢？

现在咱们做活动，要用到的东西，除了实体的，有时分还有许多和线上传达相关的图片、ppt等电子物料。这些也需求提早规划好。

2. 为什么不要兼并同类项？

咱们常常会在做表的时分，把相同内容兼并成一个表格。这样在展现的时分很便利看，可是就很难再改动和排序了。

假如每一列都分隔，这样就能够依据不同的需求来挑选和排序了。

三、预备表

前期预备的作业，往往也有许多作业要做，要预备，怎么确保咱们的进展，就能够用预备表了。

预备表包含：使命、优先级、状况、职责人、截止时刻。

在同享文档中，每一位都能够在自己完结了使命后，更改自己的状况。

有了这3张表，就能够很轻松地完结正常活动的流程预备和履行。

协助你更好地在线下活动中传递品牌价值，让用户成为你实在的朋友。

本文由 @一霆 原创发布