传统的文件柜关于生产力来说其实是一种危害，它塞满了合同、供货商协议、入职文件和其他文件。依据施乐(Xerox)公司的数据，中小企业在处理文档办理问题上浪费了46%的时刻。

本文中，我将解说怎么经过切换到支撑AI的文档办理体系来最大极限地进步作业功率。

来看一个比如

收购公司知道他们有一份文件，但却找不到;一家律师事务所手头有一些文件，但找不到与案子有关的其他文件。现在，幻想一下他们在寻觅正确的文档时会遇到的费事。很明显，这表明他们的文档办理体系功率低下且繁琐。假如你处在他们的方位，你能够在以下两件事中挑选一件：

· 持续难如登天，即持续在文件堆里找到想要的文件。

· 整合一个以人工智能为后台的智能文档办理体系，协助他们快速分类和拜访任何旮旯的数据。

依我看，你应该挑选后者。一个支撑人工智能的智能文档办理体系能够减轻人工的苦楚，简化每一步作业流程，使之更好更快。从获取到存储和检索信息，人工智能彻底改变了办理、创立和运用的方法。

本文将论述支撑人工智能的智能文档办理体系是怎么在现代作业场所革新的，以及为什么它们是必要的。

1.主动分类和处理

人工智能极大地改进了文档办理国际。它能够读取文档内容并主动分类和处理，而无需人工干预。文档办理软件中存储的文档越多，它就越能了解受众的交互，也就能更好地对信息进行分类和处理。

2.主动化手动进程

大多数安排都尽力存储、办理信息，并在需求时进行检索。一个智能文档办理软件能够主动完结这项深重的作业，将节约的时刻专心于其他要害事务操作。

假定你在5个不同的当地有5份不同的文件——一份合同、一份辞退信、一份申请书、一份更改通知单和另一份重要的纸质文件，你想把它们放在一个文件里。在手动文档办理场景中，你将需求一些时刻查找每个文档并将它们组合到一个文件中。

这时就该智能文档办理软件来解救你了。它数字化一切的纸质文档，分类，符号，并存储在云端。因而，当下次查找特定文档时，你能够键入符号并在几秒钟内找到它。这也有助于在快速周转时刻内完成团队内的协作和参加，这项令人头疼的使命有着落了。

3.数据提取

小企业每天都会产生许多的数据。因而，他们有必要精简数据并提取重要信息来履行特定使命。DMS能精确、快速地提取出新的数据，提高数据提取等级。它运用机器学习、猜测剖析和数据可视化来处理文档中包含的数据。

例如，Google的文档AI经过从结构化和非结构化数据中获取信息来下降运营本钱并进步功率。此外，它主动化并验证一切数据(结构化和非结构化)，以保证文档的精确性和一致性。最棒的一点是，因为它将文档存储在云端，你能够在任何时刻点检索它们。

4.激起商业智能

假定你正在招聘一个项目司理，每天都会收到许多的简历，手动阅读每份简历对招聘司理来说既费时又吃力。

由人工智能支撑的文档办理体系能够依据招聘司理输入的要害字对简历进行分类，这样他们就能得到想要的切当信息。这也节约了他们阅读每一份简历的时刻，削减包含阅读与作业无关的简历的费事。

5.聚类文档

对文档履行编程操作以取得所需成果的需求从未如此之大。文档办理体系依据不同的主题或层次结构来区分文档仓库。它了解两个文档之间的联络，得出结论，并发现它们之间的相似之处。这使得分类、安排和文档查找变得垂手可得。

聚类文档能够协助律师事务所、收购公司、IT公司和其他文件深重的服务供给公司。该软件将信息分类在不同的集群中，并在需求时依据相关性和相似性提取信息。即便在文档创立十年乃至更长远的时刻之后，它仍旧能轻松处理文档作业。此外，DMS保存更改并盯梢更改，使你能够彻底操控文档。

6. 构建非集合型的信息

现代企业搜集的数据有80%对错结构化的。大多数情况下，咱们经过电子邮件、短信、函件和表单进行交流，这些都对错结构化数据。这就造成了许多紊乱和交流空白，减缓了作业进度，对安排造成了不行拯救的损伤。

文档办理体系能起到维护伞的效果，并将一切信息存储在一个会集的方位，使你能够无忧地运用不同方法的通讯。

7.安全存取

咱们都知道，现在数据是公司最有价值的财物。因而，假如数据产生任何改变，公司就可能会遇到费事。清楚明了，手动办理文档时公司更容易产生数据走漏。

智能数据办理体系使你能够在一个严密的环境中作业，减轻数据走漏和数据剽窃问题。此外，它还供给了对文档进行密码维护的功用，以避免未经授权的拜访。它还检测拜访私有数据的未授权恳求，并回绝这些恳求。

此外，人工智能支撑的DMS削减了数据冗余、数据过错，并避免文档被放错当地。简而言之，咱们能够说，一个文档办理体系能够使你的安排免受各种数据安全要挟。

文档办理体系是当今企业所必需的吗?

支撑人工智能的智能文档办理体系彻底改变了咱们在办公室或出差时的协作方法，这对企业来说简直是一种福音。

DMS经过主动化日常使命，协助你把时刻花在要害的责任上，然后协助你创立一个智能的作业场所。它经过在集群中存储信息来消除紊乱，在需求时为你供给所需的信息，并维护你的数据。智能DMS能够全天候为你服务，永不疲乏。

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